La solución a tus problemas de organización y personalización de eventos empresariales
¿Estás cansado de organizar los eventos de tu empresa, pero sabes que son cruciales para fortalecer los lazos del equipo y retener al mejor talento?
Para cualquier empresa es muy importante mantener al equipo comprometido y motivado, pero sabemos que la planificación y logística detrás de cada evento de networking, teambuilding, celebración, aniversario, capacitación y taller puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Esto es especialmente cierto si no cuentas con un departamento exclusivo para ello, como suele ocurrir en las PYMEs. Incluso si tienes un equipo de RH ó Marketing interno, cada evento tiene sus diferentes objetivos y especificaciones, que se vuelve tedioso y consume demasiado tiempo.
Si te sientes identificado sigue leyendo, que en este artículo te damos una solución a todos tus problemas de organización de eventos empresariales…
Los beneficios de realizar eventos y experiencias con tu equipo de trabajo son muchísimos. No sólo fomenta relaciones positivas entre los miembros del equipo y fortalece los lazos entre ellos, sino que también contribuye significativamente a su felicidad y bienestar. Un equipo cohesionado y feliz tiende a generar una mayor retención de empleados, lo que se traduce en una fuerza laboral más comprometida y productiva.
Pero, ¿Qué problemas o “pain points” existen para aquellos que se encargan de la organización y logística detrás de dichos eventos? Hemos identificado 5 principales.
1. Realizar cotizaciones: Implica un trabajo exhaustivo de investigación para encontrar proveedores, y después debes asegurarte de que te entreguen la información que requieres de manera rápida y ajustada a tus necesidades. Pero el mayor problema aquí es asegurarse de que dicho proveedor sea de completa confianza, que desafortunadamente, a falta de referencias no hay manera de saberlo.
2. Personalización del evento: Adaptar el evento para satisfacer tus necesidades y criterios es difícil, ya que muchas veces involucra añadir servicios de distintos proveedores como: entretenimiento, lugar, alimentos, bebidas, servicio de meseros, mobiliario, decoración, transporte, etc. además de cumplir con cierto presupuesto sin sacrificar la calidad y visión.
3. Manejo de pagos y proveedores: Una vez satisfecho con las propuestas (que a veces puede tardar meses), el proceso de dar de alta a cada proveedor es tedioso, ya que se necesitan muchos documentos y a veces ciertos proveedores no cuentan con ellos, o peor, no pueden facturar o no aceptan ciertas formas de pago, criterio esencial para una empresa.
4. Coordinación y logística: El día del evento se debe llevar a cabo un control y estar al pendiente de que todo salga bien, en tiempo y forma, para que el evento que se propuso salga acorde a los planeado.
5. Evaluación de resultados: Por último, ¿Cómo saber si tu evento fue un éxito o no? Medir el éxito del evento y recopilar comentarios de los asistentes para mejorar futuras iniciativas puede ser difícil si no se establecen métricas claras desde el principio.
Abordar estos 5 puntos de manera sencilla y directa sería la solución a tus problemas de organización y logística de eventos. Pero la pregunta es ¿Cómo?
En VEX Experience nos dedicamos a ayudarte en cada paso de planeación y ejecución de tus eventos empresariales. Y no, no somos una agencia de publicidad ni event planners. Tenemos 2 maneras de trabajar juntos:
• Base de datos: Por un monto fijo anual, tendrás acceso a nuestras bases de datos completas para facilitarte el proceso de organización. Incluye: datos de contacto directo de cada proveedor, precios preferenciales garantizados, apoyo en cotizaciones y servicio al cliente. Constantemente estamos agregando más proveedores y ofreciendo más opciones y variedad. Este plan es ideal para aquellas empresas que tienen eventos recurrentemente y quieren facilitar sus procesos.
• Fee por organización: Por un % de la venta, nosotros nos encargamos de organizar tu evento. Realizamos todo el trabajo detrás y te ofrecemos diferentes opciones que mejor se ajusten a tus necesidades. Incluye: apoyo en cotizaciones, servicio al cliente y apoyo el día del evento. Este plan es ideal para los que no tienen eventos recurrentes y quieren delegar este trabajo.
Desde el 2021 nos dedicamos a brindar experiencias únicas creadas por expertos locales, todo en una misma plataforma: mixología, maridajes, catas, hikes, arte, mindfulness, desarrollo personal, recorridos y mucho más.
Contamos con una base de datos de más de 800 experiencias, además de lugares, servicios y muchas otras cosas disponibles para realizar tu evento. Te damos la solución a cada uno de los problemas principales a los que te enfrentas:
1. Realizar cotizaciones: Encuentra todo lo que necesitas en un solo lugar. Nos especializamos en experiencias, cursos y talleres, sin embargo también tenemos opciones de lugares y servicios. Además, todos nuestros proveedores son de confianza y garantizamos la calidad, ya que previamente pasan por nuestros filtros y sabemos cómo trabajan.
2. Personalización del evento: Todas nuestras experiencias son personalizables, se pueden ajustar exactamente a tus necesidades de ubicación, presupuesto, servicios, etc. Son eventos únicos e irrepetibles hechos a la medida para ti.
3. Manejo de pagos y proveedores: Lidias con un sólo proveedor, VEX Experience, y estamos preparados para darnos de alta en tu portal con toda la documentación necesaria. Facturamos y aceptamos todas las formas de pago.
4. Coordinación y logística: Dado que todos nuestros proveedores son confiables, garantizamos que todo va a salir acorde al plan. Además, te ofrecemos servicio al cliente 24/7.
5. Evaluación de resultados: Nos importa tu opinión, es por eso que cada proveedor tiene una calificación que tú le das, y beneficia o afecta su desempeño en la plataforma, ya que los comentarios son visibles para todos.
En VEX Experience, tenemos una gran trayectoria trabajando con distintas empresas, desde INC Monterrey hasta empresas privadas como BAT y Ragasa. Te invitamos a formar parte de este movimiento para vivir una vida llena de experiencias únicas y ejecutar eventos exitosos y efectivos para tu empresa. ¡Trabajemos juntos!
Te invitamos a que visites nuestra página: https://www.vexexperience.com/ o puedes contactarnos por correo en hola@vexexperience.com o por whatsapp al: +52 81 2876 7162. Hasta la próxima, vexer!
